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Doctalis

Protection des données

Politique de confidentialité

Comment Doctalis traite les données de contact, de compte et cliniques, et comment exercer vos droits.

1. Responsable

Doctalis est un produit édité par CodHash Agency Ltd, société privée à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 15446527, dont le siège social est situé 71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londres, WC2H 9JQ, Royaume-Uni.

Pour le site public, les demandes de démo, l’administration des comptes, la sécurité et la facturation, CodHash Agency Ltd agit comme responsable du traitement. Contact : [email protected].

2. Rôles pour les données cliniques

Pour les données patient et de consultation saisies par un cabinet, le cabinet détermine normalement les finalités et moyens du traitement et agit comme responsable du traitement. Doctalis agit comme sous-traitant, selon les instructions documentées du cabinet et l’accord de traitement des données applicable.

Le cabinet reste responsable de l’information des patients, de la base légale, du consentement lorsqu’il est requis, du secret professionnel et de la conservation du dossier médical pendant la durée légale. Doctalis ne prend aucune décision médicale.

3. Données traitées

Selon votre interaction avec Doctalis, nous pouvons traiter :

  • données de démo et contact : email professionnel, nom, fonction, établissement, téléphone, pays et message ;
  • données techniques : adresse IP, appareil/navigateur, pages consultées, horodatages et journaux de sécurité ;
  • données de compte et cabinet : identité, authentification, appartenance, profil professionnel et configuration ;
  • données cliniques, uniquement dans l’application Doctalis (y compris pendant un essai gratuit) : identifiants patient, audio, transcripts, notes, documents, signatures le cas échéant et événements d’audit ;
  • données commerciales : abonnement, factures et état des paiements, sans stockage direct des données complètes de carte bancaire ; les paiements sont traités par Stripe.

4. Finalités et bases légales

Nous utilisons les données pour des finalités déterminées :

  • répondre aux demandes de démo et commerciales, dans le cadre de démarches précontractuelles et de notre intérêt légitime à répondre ;
  • créer les comptes et fournir le service souscrit ;
  • protéger les comptes, enquêter sur les incidents, prévenir les abus et respecter nos obligations légales ;
  • traiter les informations cliniques selon les instructions documentées du cabinet ;
  • envoyer des communications facultatives uniquement avec un consentement valide ou une autre base légale applicable.

5. Données de santé et IA

Ne saisissez jamais de donnée patient ou de santé réelle dans un formulaire public de démo ou de contact. Les données patient réelles ne peuvent être saisies que dans l’application Doctalis, y compris pendant un essai gratuit, selon les présentes conditions et l’accord de traitement des données qui y est présenté.

Doctalis produit des brouillons. Le médecin doit relire, corriger et valider chaque document médical final ; la signature est facultative. Une sortie automatisée n’est ni un diagnostic, ni une prescription, ni une décision clinique.

6. Prestataires et destinataires

L’accès est limité aux personnes autorisées de CodHash et aux prestataires nécessaires. Le site public et la base des demandes de démo sont actuellement hébergés en Allemagne par Hetzner Online GmbH ; une migration vers Infomaniak, en Suisse, est prévue. Pour le site, Cloudflare assure la diffusion et la protection réseau, et Discord des notifications internes restreintes concernant les demandes de démo. Pour l’application, les emails de compte, comme les codes de connexion, sont envoyés via Resend (Plus Five Five, Inc., États-Unis), certifié au Data Privacy Framework UE–États-Unis ; pour les personnes en Suisse, ce transfert repose sur les garanties contractuelles de son accord de traitement des données.

L’application Doctalis (app.doctalis.com et api.doctalis.com : serveurs applicatifs, base de données et stockage des fichiers) est hébergée en Allemagne par Hetzner Online GmbH ; une migration vers Infomaniak, en Suisse, est prévue. Pour les données cliniques, l’application recourt aux sous-traitants suivants, soumis aux mêmes obligations de protection des données que CodHash, dont l’interdiction de réutiliser les données ou de les utiliser pour entraîner des modèles :

  • Hetzner Online GmbH (Allemagne) : hébergement des serveurs applicatifs, de la base de données et du stockage des fichiers ;
  • Gladia (Union européenne) : transcription parole-texte ;
  • Cloudflare, Inc. (États-Unis) : diffusion et protection réseau d’app.doctalis.com et d’api.doctalis.com, y compris la connexion chiffrée (TLS) par laquelle transitent les données ; certifié au Data Privacy Framework Suisse–États-Unis et UE–États-Unis (décisions d’adéquation).
  • Vercel Inc. (États-Unis), via sa passerelle AI Gateway : génération de texte assistée par IA ; certifié au Data Privacy Framework Suisse–États-Unis et UE–États-Unis (décisions d’adéquation). Il sera remplacé par un fournisseur traitant les données dans l’Union européenne.

7. Transferts internationaux

Doctalis est édité par une société britannique, mais les données de santé des patients sont hébergées en Allemagne et ne sont pas stockées au Royaume-Uni. Tout transfert hors de l’Espace économique européen repose sur une garantie appropriée : une décision d’adéquation (notamment pour le Royaume-Uni et la Suisse) ou des clauses contractuelles types. La diffusion réseau de l’application passe par Cloudflare, Inc. et la génération de texte assistée par IA transite à ce jour par Vercel Inc., tous deux aux États-Unis et certifiés au Data Privacy Framework Suisse–États-Unis et UE–États-Unis (décisions d’adéquation) ; Vercel sera remplacé par un fournisseur traitant les données dans l’Union européenne. Les emails de compte sont envoyés via Resend (Plus Five Five, Inc., États-Unis), certifié au Data Privacy Framework UE–États-Unis ; pour les personnes en Suisse, ce transfert repose sur les garanties contractuelles de son accord de traitement des données.

8. Utilisateurs en Suisse

Lorsque nous traitons des données personnelles de personnes en Suisse, la loi fédérale sur la protection des données (LPD, dite « nLPD »), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, s’applique également. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de remise des données, à exercer comme indiqué à la section 11.

Le site, les données des demandes de démo et l’application Doctalis sont actuellement hébergés en Allemagne (voir les Mentions légales). Le Conseil fédéral reconnaît aux États membres de l’Union européenne un niveau de protection adéquat. Une migration de l’hébergement vers Infomaniak, en Suisse, est prévue ; cette politique sera mise à jour à ce moment-là. La diffusion réseau (Cloudflare), les emails de compte (Resend) et la génération de texte assistée par IA (Vercel) impliquent des transferts vers les États-Unis, décrits aux sections 6 et 7.

L’autorité de surveillance suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, Suisse.

9. Conservation

Les données de demande de démo sont conservées jusqu’à la clôture de la demande et, sans relation commerciale, au maximum 24 mois après le dernier contact utile. Les données de compte, contrat et facturation sont conservées pendant la relation puis selon les délais légaux applicables. Les données d’un compte d’essai gratuit peuvent être exportées pendant l’essai et pendant 30 jours après sa fin. Si aucun abonnement ne suit, le compte est alors clôturé : les documents validés (comptes rendus finaux) non exportés sont conservés dans une archive chiffrée pendant deux ans au plus, puis supprimés ; toutes les autres données, ainsi que les données exportées, sont supprimées ; dans les deux cas, sauf celles que la loi nous oblige à conserver.

Dans l’application, les données cliniques suivent des durées de conservation fixes, non configurables : l’audio de consultation est conservé 90 jours et la transcription 180 jours, puis supprimés (une transcription source d’un document validé est conservée avec celui-ci, pour la provenance) ; les brouillons non validés sont purgés après 90 jours ; les documents validés sont conservés pendant la durée du contrat et exportables à tout moment ; à la fin du contrat, les données sont restituées puis supprimées après un délai d’export ; le cabinet restant responsable de la conservation légale du dossier médical. Les journaux de sécurité et techniques sont conservés 12 mois. Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées de façon irréversible, sauf obligation de conservation.

10. Sécurité

Nous appliquons contrôle d’accès, chiffrement en transit et au repos, autorisations de stockage limitées, audit, isolation entre cabinets, états cliniques signés cryptographiquement et procédures d’incident. Aucun service internet ne garantit un risque nul. Utilisez la page Sécurité pour un signalement coordonné plutôt qu’un formulaire commercial.

11. Vos droits

Selon la loi applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement, et retirer votre consentement sans remettre en cause le traitement antérieur licite. Écrivez à [email protected] en précisant Doctalis. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire.

Pour des données patient contrôlées par un cabinet, contactez d’abord ce cabinet ; nous l’assisterons comme sous-traitant. Vous pouvez aussi saisir l’ICO britannique, le PFPDT en Suisse, l’autorité de protection des données de votre État membre de l’Union européenne ou l’autorité compétente de votre pays.

12. Modifications et contact

Cette politique peut évoluer avec le produit, les prestataires ou la loi. Toute modification importante sera signalée sur cette page ou dans le produit. Questions et demandes de droits : [email protected].