1. Responsable
Doctalis est un produit édité par CodHash Agency Ltd, société privée à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 15446527, dont le siège social est situé 71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londres, WC2H 9JQ, Royaume-Uni.
Pour le site public, les demandes de démo, l’administration des comptes, la sécurité et la facturation, CodHash Agency Ltd agit comme responsable du traitement. Contact : [email protected].
2. Rôles pour les données cliniques
Pour les données patient et de consultation saisies par un cabinet, le cabinet détermine normalement les finalités et moyens du traitement et agit comme responsable du traitement. Doctalis agit comme sous-traitant, selon les instructions documentées du cabinet et l’accord de traitement des données applicable.
Le cabinet reste responsable de l’information des patients, de la base légale, du consentement lorsqu’il est requis, du secret professionnel et de la durée de conservation. Doctalis ne prend aucune décision médicale.
3. Données traitées
Selon votre interaction avec Doctalis, nous pouvons traiter :
- données de démo et contact : email professionnel, nom, fonction, établissement, téléphone, pays et message ;
- données techniques : adresse IP, appareil/navigateur, marché sélectionné, horodatages et journaux de sécurité ;
- données de compte et cabinet : identité, authentification, appartenance, profil professionnel et configuration ;
- données cliniques, uniquement dans l’application Doctalis (y compris pendant un essai gratuit) : identifiants patient, audio, transcripts, notes, documents, signatures et événements d’audit ;
- données commerciales : abonnement, factures et état des paiements, sans stockage direct des données complètes de carte bancaire.
4. Finalités et bases légales
Nous utilisons les données pour des finalités déterminées :
- répondre aux demandes de démo et commerciales, dans le cadre de démarches précontractuelles et de notre intérêt légitime à répondre ;
- créer les comptes et fournir le service souscrit ;
- protéger les comptes, enquêter sur les incidents, prévenir les abus et respecter nos obligations légales ;
- traiter les informations cliniques selon les instructions documentées du cabinet ;
- envoyer des communications facultatives uniquement avec un consentement valide ou une autre base légale applicable.
5. Données de santé et IA
Ne saisissez jamais de donnée patient ou de santé réelle dans un formulaire public de démo ou de contact. Les données patient réelles ne peuvent être saisies que dans l’application Doctalis, y compris pendant un essai gratuit, selon les présentes conditions et l’accord de traitement des données qui y est présenté.
Doctalis produit des brouillons. Le médecin doit relire, corriger, valider et signer chaque document médical final. Une sortie automatisée n’est ni un diagnostic, ni une prescription, ni une décision clinique.
6. Prestataires et destinataires
L’accès est limité aux personnes autorisées de CodHash et aux prestataires nécessaires. Le site public et la base des demandes de démo sont actuellement hébergés en Allemagne par Hetzner Online GmbH ; une migration vers Infomaniak, en Suisse, est prévue. Cloudflare assure la diffusion et la protection réseau, et Discord des notifications internes restreintes concernant les demandes de démo.
L’intégration active de transcription est Gladia pour le direct et le préenregistré. L’audio n’est envoyé à Gladia que pour un environnement et un client où ce prestataire, sa région et les garanties contractuelles nécessaires ont été explicitement activés, ce qui inclut les comptes d’essai gratuit. D’autres catégories peuvent inclure email transactionnel, stockage et analyse antivirus, génération de texte structurée et paiement, selon le contrat de service applicable.
7. Transferts internationaux
Doctalis est édité par une société britannique et utilise des prestataires pouvant opérer au Royaume-Uni, dans l’Union européenne, au Maroc ou dans d’autres pays. Lorsqu’un transfert exige une garantie, nous utilisons le contrat, la région et le mécanisme de transfert appropriés. Lorsque la loi marocaine 09-08 s’applique, les formalités CNDP de notification, d’autorisation et de transfert à l’étranger requises doivent être accomplies avant l’activation du traitement concerné.
8. Utilisateurs en Suisse
Lorsque nous traitons des données personnelles de personnes en Suisse, la loi fédérale sur la protection des données (LPD, dite « nLPD »), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, s’applique également. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de remise des données, à exercer comme indiqué à la section 11.
Le site et les données des demandes de démo sont actuellement hébergés en Allemagne (voir les Mentions légales). Le Conseil fédéral reconnaît aux États membres de l’Union européenne un niveau de protection adéquat. Une migration de l’hébergement vers Infomaniak, en Suisse, est prévue ; cette politique sera mise à jour à ce moment-là.
L’autorité de surveillance suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, Suisse.
9. Conservation
Les données de demande de démo sont conservées jusqu’à la clôture de la demande et, sans relation commerciale, au maximum 24 mois après le dernier contact utile. Les données de compte, contrat et facturation sont conservées pendant la relation puis selon les délais légaux applicables. Les données d’un compte d’essai gratuit sont conservées pendant l’essai et 30 jours après sa fin, pour permettre leur export, puis supprimées si aucun abonnement ne suit, sauf celles que la loi nous oblige à conserver.
Hors la règle de l’essai gratuit ci-dessus, les données cliniques sont conservées selon les paramètres et instructions documentés du cabinet. La conservation de l’audio est configurable. Les journaux de sécurité sont gardés pendant la durée opérationnelle minimale compatible avec l’analyse d’incident et les obligations légales. Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées de façon irréversible, sauf obligation de conservation.
10. Sécurité
Nous appliquons contrôle d’accès, chiffrement en transit et au repos, autorisations de stockage limitées, audit, isolation entre cabinets, états cliniques signés et procédures d’incident. Aucun service internet ne garantit un risque nul. Utilisez la page Sécurité pour un signalement coordonné plutôt qu’un formulaire commercial.
11. Vos droits
Selon la loi applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement, et retirer votre consentement sans remettre en cause le traitement antérieur licite. Écrivez à [email protected] en précisant Doctalis. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire.
Pour des données patient contrôlées par un cabinet, contactez d’abord ce cabinet ; nous l’assisterons comme sous-traitant. Vous pouvez aussi saisir la CNDP marocaine, l’ICO britannique, le PFPDT en Suisse ou l’autorité compétente de votre pays.
12. Modifications et contact
Cette politique peut évoluer avec le produit, les prestataires ou la loi. Toute modification importante sera signalée sur cette page ou dans le produit. Questions et demandes de droits : [email protected].